Assistant de programme Summer School (H/F)

Sciences Po Executive Education assure la mission de formation continue de l’IEP de Paris. Au sein de l’Executive Education, les actions de formation de la Summer School & Short Courses se déclinent à travers trois domaines d’activités :
– La Summer School universitaire (en juin & en juillet), pour des étudiants et jeunes professionnels souhaitant suivre des cours de sciences sociales ou de Français langue étrangère.
– La Summer School Pré-Universitaire: pour permettre aux lycéens du monde entier de découvrir Sciences Po.
– La Winter School (en janvier) et les programmes sur-mesure (tout au long de l’année), qui nous permettent d’accueillir des étudiants d’universités partenaires de Sciences Po.

Description de la mission
Sous la responsabilité de la Directrice de la Summer School & Short Courses et fonctionnellement en lien avec toute l’équipe, vous devrez notamment assurer les fonctions suivantes :
Communication avec les étudiants et service client : Agir en tant que premier point de contact pour les prospects, les candidats, les étudiants inscrits et les enseignants. Assurer, principalement en anglais, ce contact par plusieurs canaux : téléphone, email, outil d’admissions, de visu.
Organisation administrative et logistique de tous les programmes (Winter School, Summer School et programmes sur-mesure) :
Création des unités pédagogiques et inscriptions pédagogiques sur l’outil de la scolarité, édition des cartes d’étudiants, suivi de l’assiduité, vérification, édition et envoi des relevés de notes et certificats de participation
Coordination des dossiers administratifs des enseignants et autres intervenants de la Summer School & Short Courses en lien avec le Pôle enseignant (confirmation de l’intervention, suivi des dossiers administratifs, édition des lettres d’engagement, paramétrage des informations dans le système de la scolarité, vérification et validation des rémunérations)
Réservation des salles de cours et pour les évènements, commande et impression des supports des enseignants, signalétique
Gestion de la relation avec différents prestataires pour le logement, les activités extrascolaires, le service traiteur, les transports. : Définition des besoins, négociation des prestations, suivi des commandes & facturation, etc.
Gestion budgétaire : Demande de devis, demandes d’achat, suivi facturation et mise en paiement dans le logiciel de gestion financière, en lien avec la Direction financière
Suivi de la procédure du recrutement et les inscriptions des étudiants en lien avec la responsable de programme en charge des admissions

Profil
Vous êtes titulaire au minimum d’un Bac + 2/3 (BTS, Licence), et vous bénéficiez d’une expérience sur un poste en assistanat polyvalent, dans un contexte international, et possédez les compétences suivantes :
Maîtrise de l’anglais et du français indispensable (à l’oral comme à l’écrit)
Grand sens du service client
Capacité à gérer les imprévus (volonté de trouver des solutions), rapidité d’exécution, réactivité, goût pour l’interaction avec des cultures du monde entier
Goût du travail bien fait, souci du détail, rigueur dans la gestion des tâches
Fortes capacités d’organisation et de coordination, respect d’un calendrier, forte autonomie
Aptitudes à passer d’un sujet à un autre et à prioriser (logique de gestion de multiples dossiers en transversal)
Goût pour le travail en équipe
Capacité à maîtriser des nouveaux systèmes d’information (outils d’admissions, de la scolarité et de gestion financière)
Excellente maîtrise des outils informatiques (Pack Office, notamment Excel)

Avantages :
Rémunération fixe sur 12 mois
40 jours ouvrés de congés payés par an
Protection sociale familiale obligatoire (mutuelle, prévoyance)
Prise en charge de 55 % des frais de transport et/ou forfait mobilité durable (475 €/an)
Titres Restaurant
Cours de sport gratuits et accès à la bibliothèque universitaire
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